Vergaderruimten en spreekkamers optimaal benut
Meer vergadercapaciteit en minder kosten
Maximale vergadercapaciteit
Organisaties met veel vergaderruimtes en een dagelijkse grote stroom van bezoekers moe ten ad-hoc kunnen inspringen op veranderende situaties. Het reserveren van ruimten en het werkelijke gebruik lopen daardoor niet altijd synchroon. Gereserveerde, maar niet gebruikte vergaderruimtes zijn een doorn in het oog van managers. Deze ‘no-shows’ drukken de vergadercapaciteit met gemiddeld 30%. Ze zorgen er bovendien voor dat onnodig dure, externe vergaderruimte wordt gereserveerd. Met het gebruiksvriendelijke Smart Meetings is dit voortaan verleden tijd en maken uw werknemers altijd maximaal gebruik van de vergadercapaciteit in uw gebouw.
Besparing op exploitatie
Met Smart Meetings heeft u meer inzicht in het daadwerkelijke gebruik van vergaderruimten. Als u wilt besparen op de exploitatiekosten, maar geen zicht heeft op de werkelijke bezettingsgraad van de beschikbare vergaderruimten is monitoring een oplossing. Met kleine draadloze sensoren monitort u eenvoudig en anoniem de bezetting van de verschillende ruimten. Hiermee kan voortdurend het werkelijke gebruik van vergaderruimten worden geregistreerd en ‘no-shows’en ‘early-stops’ worden geïdentificeerd. Aan de hand van de verzamelde anonieme bezettingsgegevens kan Smart Meetings analyseren of er voldoende vergaderruimtes en stille ruimtes zijn en welke ruimtes altijd of juist niet worden geboekt.
Besparing op exploitatie
Met Smart Meetings heeft u meer inzicht in het daadwerkelijke gebruik van vergaderruimten. Als u wilt besparen op de exploitatiekosten, maar geen zicht heeft op de werkelijke bezettingsgraad van de beschikbare vergaderruimten is monitoring een oplossing. Met kleine draadloze sensoren monitort u eenvoudig en anoniem de bezetting van de verschillende ruimten. Hiermee kan voortdurend het werkelijke gebruik van vergaderruimten worden geregistreerd en ‘no-shows’en ‘early-stops’ worden geïdentificeerd. Aan de hand van de verzamelde anonieme bezettingsgegevens kan Smart Meetings analyseren of er voldoende vergaderruimtes en stille ruimtes zijn en welke ruimtes altijd of juist niet worden geboekt.
Integratie met uw systeem
Omdat Smart Meetings gekoppeld kan worden met uw reserveringsysteem kunt u direct aan de slag. Wij koppelen onder meer met Exchange, Outlook, Top Desk, Ultimo en Facilitor. Bovendien heeft u als facilitair manager met Smart Meetings een innovatief managementtool in handen waarmee u realtime inzicht krijgt in de gebruiksefficiency van de vergaderruimtes en werkplekken. Gebruiksdata wordt helder ontsloten via begrijpelijke analyses en rapportages. Verhoging van de efficiency en besparingen op huisvestingskosten liggen daarmee binnen handbereik.